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人力资源术语表

人力资源管理词汇和员工福利条款

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表格I-9

I-9表格的用途是什么?

表格I-9(即就业资格验证)可合法确认一个人在美国工作的资格。《移民改革与控制法》的颁布要求雇主使用表格I-9来确认雇员是他们所说的自己并符合资格就业。 

谁需要填写I-9表格? 

在批准就业之前,新员工和雇主必须填写表格I-9。每位新员工都必须提供证明其身份和就业资格的文件。每个雇主都应检查这些文件并确认其有效性。新员工应填写并提交表格以及所需文件 不迟于就职第一天

共有三个常规列表(列表A,列表B和列表C),概述了证明身份和就业资格所需的文件。

清单A 包含证明身份和就业授权的文件。这些文档的常见形式包括: 

  • 美国护照 

  • 美国公民证书(表格N-560或N-561)

  • 入籍证明(N-550或N-570表格)

  • 未过期的临时居民卡(表格I-688)

如果没有清单A的文件,则一名雇员必须出示另外两个文件-一个用于身份证明,另一个用于证明就业资格。 

清单B 涉及验证身份的文件。清单B文档的常见形式是:

  • 州,联邦或地方政府机构/实体颁发的驾驶执照或身份证

  • 带照片的学校身份证

  • 选民登记卡

  • 美国军事或征兵卡 

清单C 概述建立就业资格的文件。清单C文档的常见类型包括:

  • 美国社会保障局(SSA)发行的美国社会保障卡

  • 出生证明的原始或经核证的副本。该凭证必须由州,县,市政府或美国的外围资产发行。 

  • 国务院颁发的国外出生证明(表格FS-545或表格DS-1350)

  • 美国公民身份证(I-197表格)

有些人(例如外国学生或交流访问者)应提交其他文件,以验证其在美国的工作授权。 美国公民和移民服务网站

员工每年是否必须填写新的I-9表格?

员工不必每年都填写新的I-9。只有在其雇佣许可文件已过期的情况下,才需要重新验证其表格。重新验证应不迟于工作授权的到期日期进行。 

如果雇主的法定姓名已更改或已被重新雇用,则雇主可以选择在第3节中更新其I-9 三年内 表格最初完成的日期。但是,这不是必需的。 

雇主如何处理I-9表格?

员工提交I-9表格后,雇主必须填写并在表格上签署第2节 三个工作日内 新员工上班的第一天。法律要求雇主检查所提供的文件,以确保其与表格上列出的内容相匹配且有效。 

雇主可以将这些表格以电子方式存储在纸上或缩微胶卷/缩微胶片上。

I-9表格会过期吗?

尽管没有给出这些表格的正式截止日期,但雇主必须保留I-9表格至少一段时期 从雇用之日起三年 或该雇员不再受雇后一年(以较晚者为准)。 

I-9表格可以电子方式存储吗?

I-9表格可以电子方式存储或通过电子验证,以供政府官员检查。 E-Verify是一个基于Web的系统,允许已注册的雇主确认其新员工的身份和就业资格。它会将I-9表格中提供的信息与SSA和国土安全部(DHS)可获得的记录进行电子匹配。 

雇主必须确保这些表格可通过电子方式提供给政府官员进行检查 三个工作日内 从最初请求表格的日期开始。  

没有社会保障号,您可以电子验证吗?

如果没有员工的社会安全号码(SSN),雇主将无法进行电子验证。如果员工已申请但尚未收到他们的SSN,则雇主必须在I-9表格上注明并放在一边。在此期间,应允许员工工作。一旦他们的SSN可用,雇主就可以继续进行E-Verify流程。 

如果您躺在I-9表格上会怎样?

躺在I-9表格上是违反民事和刑事行为。提供虚假信息的雇主可能会受到: 

  • 民事罚款和/或刑事处罚 

  • 从政府合同中排除

  • 法院命令  

没有I-9表格的处罚是什么?

未能提交I-9表格的员工将面临解雇。未能提供I-9表格的雇主可被处以罚款 $ 230至$ 2,292 每次违规。那些故意雇用并继续雇用未提交表格的个人的,每次违规可被罚款573美元至20,130美元。 

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